Zahlungsavise versenden

Ein Zahlungsavis dient als Benachrichtigung oder Bestätigung an einen Debitor, Mitarbeiter oder Kreditor, dass eine Zahlung erfolgt ist. Es enthält detaillierte Informationen zur Zahlung, beispielsweise Zahlungsreferenz und -form. Dadurch werden die Zahlungsprozesse optimiert, indem Fehler reduziert, Unstimmigkeiten minimiert und die Abstimmung sowohl für Sie als auch für den Empfänger erleichtert wird.

Allgemeine Einrichtung

Für Banking Export wird ein Standardzahlungsavis automatisch in einer Verwendungszweck-Vorlage konfiguriert. Durch die Verwendung von Vorlagen können Sie Benachrichtigungen an Kreditoren standardisieren und klar definieren, wie wichtige Details wie Rechnungsnummern, Zahlungsbeträge und Daten formatiert und dargestellt werden.

Die allgemeinen Einstellungen können Sie auf der Seite Banking Export auf dem Inforegister Zahlung einsehen und natürlich auch individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

• Im Abschnitt Zahlungsavis wird festgelegt, in welcher Form das Avis an den Zahlungsempfänger übermittelt werden soll, beispielsweise, ob das Avis über die Bank oder zusätzlich per E-Mail übermittelt werden soll.

• Der Abschnitt Verwendungszweck gibt die Vorlage an, die zum Erstellen und Formatieren des jeweiligen Zahlungsavis verwendet wird.

Eine benutzerdefinierte Verwendungszweck-Vorlage hinzufügen

Die allgemeine Verwendungszweck-Vorlage dient als Standardvorlage für den Verwendungszweck, wenn kein anderer Verwendungszweck angegeben ist.

Sie können die standardmäßige Verwendungszweck-Vorlage durch Konfigurationen auf verschiedenen Seiten in Continia Export überschreiben. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass nur bei internationalen Zahlungen ein anderer Zahlungsavis gesendet wird, können Sie eine neue Verwendungszweck-Vorlage erstellen und diese dem Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt zuordnen, das für die Verarbeitung dieser Zahlungen verwendet wird.

Eine Verwendungszweck-Vorlage kann auch an folgenden Stellen erstellt werden:

• Auf der Seite Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt Einrichtung. Darauf wird die Verwendungszweck-Vorlage allen im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt erstellten Zahlungsvorschlägen zugeordnet.

• In einer Zahlungsvorschlags-Vorlage. Darin wird die Verwendungszweck-Vorlage allen aus der Zahlungsvorschlags-Vorlage erstellten Zahlungsvorschlägen zugeordnet.

Informationen zum Zuweisen von Verwendungszweck-Vorlagen auf den verschiedenen Seiten finden Sie im Artikel Eine Verwendungszweck-Vorlage auswählen in Continia Docs.

Zahlungsavis für Kreditoren, Debitoren oder Mitarbeiter einrichten

Sie können eine Verwendungszweck-Vorlage nicht direkt einem bestimmten Kreditor, Debitor oder Mitarbeiter zuweisen. Sie können jedoch Einstellungen anpassen, die die allgemeinen Zahlungseinstellungen beim Senden eines Zahlungsavis an den jeweiligen Kreditor, Debitor oder Mitarbeiter außer Kraft setzen.

Navigieren Sie zur entsprechenden Debitoren-, Kreditoren- oder Mitarbeiterkarte. Auf dem Inforegister Zahlungen können Sie den Zahlungsavis für die jeweiligen Empfänger anpassen:

• Empfänger E-Mail: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, wenn Sie das Zahlungsavis per E-Mail versenden möchten. Die E-Mail-Adresse wird nur dann verwendet, wenn Sie das Zahlungsavis sowohl per Bank als auch per E-Mail versenden möchten.

• Überweisungstext komprimieren: Aktivieren Sie diesen Schalter, um den Zahlungsavistext zu komprimieren. Dies bietet sich für den Fall an, dass eine Bank Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Zeichen in einem Zahlungsavis hat.

• Zahlungsavis-Informationsart: Wählen Sie, ob das Zahlungsavis per Bank und E-Mail oder nur über die Bank gesendet werden soll. Bei der Auswahl von Bank & E-Mail muss eine E-Mail-Adresse des Empfängers angegeben werden.

• Zahlungsavis erstellen nach Anzahl der Einträge: Gibt an, dass das Zahlungsavis erst nach einer bestimmten Anzahl von Zahlungsposten versendet werden soll.

Zahlungsavis für Zahlungszeilen anzeigen und aktualisieren

Sie können die Zahlungsdetails für jede Zahlungszeile in der Infobox Verwendungszweckposten entweder im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt oder auf der Seite Zahlungsvorschlag anzeigen.

Wenn Sie eine Verwendungszweck-Vorlage aktualisiert haben, möchten Sie den Verwendungszweck in den Zahlungszeilen möglicherweise entsprechend aktualisieren. Wählen Sie hierzu in der Aktionsleiste Zeile > Verwendungszweck neu erstellen.

Einen Verwendungszweck einer Zahlungszeile manuell hinzufügen

In einigen Situationen trifft der standardmäßige Verwendungszweck möglicherweise nicht zu oder es sind zusätzliche Angaben erforderlich. In diesem Fall können Sie ihn manuell hinzufügen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen an den Empfänger übermittelt werden.

• Um einen Verwendungszweckposten manuell hinzuzufügen oder den systemgenerierten Eintrag zu bearbeiten, navigieren Sie in der Aktionsleiste zu Zeile > Verwendungszweckposten und fügen Sie Ihren benutzerdefinierten Eintrag hinzu.

Weitere Ressourcen

• Überblick über Verwendungszweck (Continia Docs-Artikel)