Mit Genehmigungsanforderungen arbeiten

Nahezu alle Aspekte des Prozesses für die Zahlungsgenehmigung können direkt vom Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt aus verwaltet werden. Sie können Genehmigungsanforderungen senden und die Genehmiger können diese genehmigen oder ablehnen und haben dabei einen klaren Überblick über alle Zahlungen.

Sie können jedoch auch über das Rollencenter auf Genehmigungsanforderungen zugreifen und diese prüfen. Verwenden Sie hierzu die Stapelgruppe Ausstehende Genehmigungen. Abhängig von Ihrer Rolle stehen Ihnen zwei Stapel zur Verfügung:

• Anforderungen zur Genehmigung gesendet ist eine Übersicht aller Genehmigungsanforderungen und ihr jeweiliger Status.

• Zu genehmigende Anforderungen ist eine Übersicht aller Genehmigungsanfragen, die auf Ihre Genehmigung warten.

Eine Genehmigung anfordern

Sie senden die Genehmigungsanforderungen direkt aus dem Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt und die Zeilen müssen den Status „Gültig“ haben, bevor Sie ihre Genehmigung anfordern können.

Die von Ihnen beim Einrichten des Workflows ausgewählte Art der Genehmigung bestimmt, ob Sie die Genehmigung für den gesamten Buch.-Blatt-Stapel oder für einzelne Zeilen anfordern können.

• Um eine Genehmigungsanforderung zu senden, wählen Sie im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt Genehmigung anfordern > Genehmigungsanforderung senden und wählen Sie entweder Gewählte Buch.-Blattzeilen oder Buch.-Blattname.

Genehmigungsanforderungen überprüfen

Abhängig von Ihrer Rolle können Sie Genehmigungsanforderungen entweder im Rollencenter > Zu genehmigende Anforderungen prüfen und verwalten (wo Sie nur die Ihnen zugewiesenen Anforderungen sehen) oder im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt. Letztere Möglichkeit bietet sich insbesondere für Buchhalter an, die täglich im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt arbeiten und zudem Genehmigungsaufgaben haben.

Egal, für welche Option Sie sich entscheiden, alle relevanten Informationen sind im Infobox-Bereich sofort verfügbar. Sie können die Genehmigungsinformationen einsehen, unter anderem Kommentare, die Bankverbindung des Empfängers und den Verifizierungsstatus sowie insbesondere die Posten, auf die sich die Zahlung bezieht.

Beim Prüfen der Genehmigungsanforderungen können Sie die Anforderungen entweder genehmigen, ablehnen oder delegieren. Das Genehmigen und Ablehnen ist einfach. Wenn Sie sich jedoch für die Delegierung entscheiden, haben Sie die folgenden Optionen:

• Genehmigen & Weiterleiten: Die Anforderung wird von Ihnen genehmigt und anschließend an einen Benutzer Ihrer Wahl weitergeleitet. Wenn dieser Benutzer die Anforderung genehmigt, wird sie an den nächsten Benutzer im Genehmigungsworkflow weitergeleitet (sofern vorhanden).

• Weiterleiten ohne Genehmigung: Die Anforderung wird an einen Benutzer Ihrer Wahl gesendet. Wenn dieser Benutzer die Anforderung genehmigt, wird sie an den nächsten Benutzer im Genehmigungsworkflow weitergeleitet (sofern vorhanden).

• Weiterleiten und nach Genehmigung an mich zurücksenden: Die Anforderung wird an einen Benutzer Ihrer Wahl gesendet und nach der Genehmigung an Sie zurückgesendet. Wenn Sie die Anforderung genehmigen, wird sie an den nächsten Benutzer im Genehmigungsworkflow gesendet.

Genehmigungsanforderungen verfolgen

Wenn Genehmigungsanforderungen von Genehmigern abgelehnt werden, müssen Sie als Buchhalter die Zahlung korrigieren und die abgelehnte Anforderung bearbeiten.

Durch die Aktivierung von Zahlungsgenehmigungen sind im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt die folgenden drei Status verfügbar, sodass Sie den Genehmigungsstatus jeder Zahlungszeile immer sehen können:

• Genehmigung ausstehend
• Abgelehnte Genehmigung
• Genehmigt

Sie können den Genehmigungsstatus jeder Zahlung im Zlg.-Ausg. Buch.-Blatt in den Spalten Status und Genehmigungsstatus sehen. Darüber hinaus enthält die Infobox Zeileninformationen Informationen zu den Genehmigern und ggf. Genehmigungskommentare, die möglicherweise Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Im Rollencenter können Sie im Stapel Zur Genehmigung gesendete Anforderungen den Status der Genehmigungsanforderungen sehen und es wird Ihnen angezeigt, ob noch Anforderungen ausstehen. So behalten Sie stets den Überblick, wann Sie mit der Zahlungsabwicklung fortfahren können.

Weitere Ressourcen

• Mit Genehmigungsanforderungen arbeiten (Continia Docs)